Diogène Groupe Conseil - La vision du potentiel humain

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21722 - COORDINATION À L’ADMINISTRATION ET AU DÉVELOPPEMENT

Client

Notre client, un CPE reconnu dans sa région comme une référence en matière de service éducatif, se démarque par son équipe de travail expérimentée qui perfectionne continuellement ses façons de faire, par la qualité de sa plateforme pédagogique, par l'intégration en partenariat avec les organismes de la région d'enfants présentant des besoins particuliers, par ses menus adaptés aux intolérances et aux allergies alimentaires ainsi que par ses nombreux programmes novateurs.

Sommaire de la fonction

Sous la responsabilité de la directrice générale, la personne titulaire du poste coordonne, réalise et assure le suivi des tâches administratives et de soutien reliées à la gestion des activités courantes du CPE et à ses projets ambitieux de développement. En ce sens, elle apporte tout le support nécessaire à la direction générale, aux niveaux logistique et administratif de façon à contribuer à maintenir un haut niveau d'efficacité pour l'organisation et pour le déroulement des activités du Conseil d'Administration. En conformité avec le programme éducatif du ministère de la Famille et en collaboration avec l'équipe de direction, elle contribue à déployer le programme éducatif du CPE en offrant aux enfants un environnement favorable à leur développement et des activités adaptées et diversifiées, qui les aident à progresser.

Principales tâches

  • Soutenir la directrice générale et l'équipe de direction dans leurs activités administratives courantes et dans la gestion de l'ensemble des opérations administratives;
  • Produire de façon dynamique et corriger différents documents tels que rapports légaux et contractuels, lettres, offres de services, demandes financières, redditions de compte, plans d'action et autres documents;
  • Effectuer la saisie de données et en assure la qualité dans la base de données afin d'en extraire adéquatement les statistiques et de fournir des rapports statistiques conformément aux attentes du ministère;
  • Produire et assurer l'envoi des documents officiels, des différents rapports et des communications auprès des partenaires, des commanditaires, des bailleurs de fonds et des instances gouvernementales;
  • Effectuer les tâches administratives et de soutien reliées aux activités courantes et aux projets de développement de l'organisation;
  • Voir à l'organisation et participer aux réunions du Conseil d'administration (CA), des sous-comités du CA s'il y a lieu, ainsi que de l'assemblée générale annuelle, et en rédige les procès-verbaux ;
  • Rassembler et rédiger l'ensemble de la documentation nécessaire au déroulement des activités du Conseil d'Administration;
  • Rédiger, réviser et publier les différents supports de communication en s'assurant de la qualité du français (rapports, documents internes, médias sociaux, site Web, infolettre, blogue, nouvelles, outils promotionnels);
  • Veiller à l'optimisation des outils de planification, de classement et de suivis (tableau de bord de gestion, redditions de comptes, tableau des vacances, etc.);
  • Soutenir la direction dans l'organisation des événements et représentations;
  • Prendre en charge l'organisation logistique de certaines activités (activités spéciales, formations, réunions, etc.);
  • Assurer les envois massifs tout en maintenant à jour les listes d'envoie (cartes de Noël, rapport annuel, invitations, etc.);
  • Participer aux réunions d'équipe afin d'être informer et d'exprimer l'avancement de ses projets;
  • Prendre les notes lors des réunions d'équipe de direction et rédige les procès-verbaux;
  • Participer à divers comités et aux activités de formation proposées.

Exigences

  • Détenir formation universitaire ou collégiale en administration, en communication ou l'équivalent ;
  • Expérience significative reliée à la gestion des opérations administratives et à l'optimisation d'outils de suivi et de gestion ;
  • Grande connaissance de la langue française et habiletés en rédaction ;
  • Connaissances avancées des principaux logiciels informatiques, dont une grande aisance avec les médias sociaux ;
  • Connaissances et expériences reliés au fonctionnement d'un organisme sans but lucratif et d'un conseil d'administration considérées comme un atout important ;
  • Intérêt marqué pour la petite enfance et le milieu des CPE.

Traitement

L'organisation offre un poste à temps plein sur quatre de jours de travail avec possibilités de télétravail. La rémunération, prévue par le ministère de la Famille, est compétitive et compte un programme d'avantages sociaux intéressant.