Notre client est une étude de notaires exerçant en droit des affaires et située à Québec, secteur Sainte-Foy.

Sous la responsabilité du notaire, la personne titulaire du poste assure les fonctions générales de soutien administratif et toute autre tâche de soutien nécessaire au bon déroulement des activités de l'entreprise. Elle intervient également au niveau de la préparation et de la révision de documentation juridique.

• Assurer la gestion de la réception et du système téléphonique ;
• Accueillir avec courtoisie la clientèle ;
• Recevoir, trier, traiter et distribuer le courrier et les courriels ;
• Effectuer des appels de suivi auprès des clients et de prise de rendez-vous ;
• Préparer, rédiger et faire la mise en page de rapports, de contrats et de différents documents légaux ;
• Effectuer la révision et la correction de documents ;
• Assurer l'ouverture et la fermeture de dossiers clients ;
• Effectuer différentes recherches dans les registres gouvernementaux (REQ, RDPRM, Registre foncier) ;
• Commander et ranger les fournitures de bureau et la papeterie et en maintenir à jour l'inventaire ;
• Effectuer le déchiquetage de documents confidentiels ;
• Imprimer et copier différents documents, dont des copies conformes d'actes notariés ;
• Numériser des documents légaux, des pièces comptables et autres documents ;
• Effectuer la préparation de la correspondance et de cahiers de clôture ainsi que la facturation ;
• Classer les documents, dont les résolutions signées aux livres des sociétés ;
• Effectuer les dépôts de rapports annuels et de déclarations de mise à jour aux instances gouvernementales ;
• Procéder au dépôt des chèques au compte des clients aux institutions financières ;
• Effectuer le paiement des factures et des remises gouvernementales ;
• Effectuer la conciliation du compte en fidéicommis ;
• Effectuer les suivis auprès du comptable et préparer les documents de fin d'année ;
• Maintenir à jour le site internet et assurer une présence sur les réseaux sociaux.

• Posséder une formation dans le domaine juridique au niveau professionnel ou collégial ou expérience équivalente ;
• Posséder un minimum de 2 années d'expérience pertinentes à l'emploi ;
• Excellente maîtrise du français tant parlé qu'écrit ;
• Connaissance des logiciels de la suite MS Office ;
• Connaissance des registres gouvernementaux considérée comme un atout.

L'entreprise offre une rémunération compétitive, la possibilité de télétravail et un environnement de travail agréable.